O início do ano é sempre um momento conturbado nas empresas. Orçamento sendo ajustado em razão das mudanças de cenário econômico, ajustes no escopo dos projetos estratégicos para adequá-los ao novo orçamento, cotações com fornecedores sendo levantadas e o fatídico processo de definição e desdobramento das metas aparece como um fardo na lista de afazeres pendentes. O RH não para de cobrar porque o prazo expirou faz tempo e o diretor liga diariamente para pedir um status do desdobramento. Cena nada incomum nos dias de hoje, certo?
O que são as metas desdobráveis?
As metas podem ser de longo prazo, médio ou curto prazo. Um horizonte razoável para metas de longo prazo considera cinco anos em média. Isso precisa ser desdobrado em passos anuais que tornam as metas mais factíveis e tangíveis. Metas muito distantes podem soar como sonho. Por sua vez as metas anuais são traduzidas em indicadores operacionais que devem ser monitorados diariamente ou mensalmente. O desdobramento de metas que me refiro dizem respeito às metas anuais que são cascateadas até os níveis operacionais. Quando um indicador é composto por um ou mais indicadores, dizemos que ele é desdobrável. Um exemplo: imagine uma meta de reduzir em 15% o custo fixo até Dez/2017. O custo fixo é composto por vários tipos de custo. Portanto, essa meta poderia de dividida em partes menores e um gerente administrativo poderia ser responsável por reduzir 25% do consumo de energia elétrica do edifício administrativo até Dez/2017,pois essa conta está sob a responsabilidade dele.
Porque o Desdobramento de metas é um processo ineficiente?
Pasmem, mas muitas empresas entram no segundo trimestre sem ter uma matriz de metas definidas. Os colaboradores estão com aquela sensação de conhecerem as prioridades, já trabalham em vários projetos, alguns deles completamente fora da prioridade, diga-se de passagem, mas formalmente ainda desconhecem as metas, o peso que cada meta terá, os prazos para entregar os resultados e o que é pior, o que deverá ser entregue, se o produto final agregará valor ao resultado da empresa e ainda nada foi lançado em sistema. Porque isso ocorre? Cito alguns exemplos:
- Diretoria não define em tempo as metas prioritárias: se as metas e os desafios a serem desdobrados são anuais, na pior das hipóteses, elas deveriam ser conhecidas pela organização na primeira quinzena do ano. Entretanto, o planejamento ineficiente, a falta de previsibilidade e o excesso de etapas de validação, reuniões, alinhamentos e ajustes contábeis retardam o início do processo de desdobramento.
- Processo não possui um dono que conduza o desdobramento do início ao fim: Há partes do
processo sob responsabilidade da diretoria ou conselho, outra parte com o RH, outra com a área de gestão e controladoria e por fim com os gestores das áreas. O problema reside no fato das responsabilidades de cada um ao longo do processo não serem claras e transparentes. O jogo de empurra retarda a conclusão do trabalho e reduz a credibilidade do processo. - Falta padronização. A ausência de uma metodologia única, de ferramentas adequadas e padronizadas para os gestores executarem o desdobramento são causas comuns em várias empresas. Cada gestor adota um formato diferente, com abordagens diferentes e com rigor descalibrado entre eles. Isso torna o processo de consolidação lento e cansativo, gera retrabalho, enorme fluxo de e-mails e uma infinidade de versões.
- Sistema de Metas vs. Sistema de Remuneração Variável. Apesar de serem sistemas diferentes, eles não são independentes. Ter um bom sistema de metas associando-as a um processo de remuneração variável tende a trazer maior agilidade ao processo uma vez que o dinheiro das pessoas está em jogo. Contudo, em alguns casos, a remuneração variável passa a ter um caráter de “direito adquirido”. Isso acontece porque a remuneração variável pode não ter um valor agressivo que mereça esforço extra das pessoas ou ainda pelas metas serem frouxas e todos atingirem as metas todos os anos ou ainda, em casos mais raros, pode ser uma obrigação legal, como no setor bancário, por exemplo fruto de acordos sindicais.
Como ter um desdobramento de metas eficiente?
A eficiência do desdobramento de metas é diretamente proporcional à qualidade dos resultados organizacionais. Quanto mais eficiente é o processo, melhores serão os resultados alcançados de uma maneira geral. Trago algumas dicas que poderão ajuda-lo a definir suas metas e a desdobrá-las pela organização ou área. Não se trata de uma receita de bolo, mas os passos apresentados forem aplicados, as chances de sucesso aumentam consideravelmente.
- Faça a sua parte. A definição das metas é papel de todos e os colaboradores são partes interessadas no processo. Estar disposto a definir as metas, buscar ajuda de quem entende e ser proativo no sentido de cumprir os prazos e seguir as premissas adotadas, é sem dúvida, uma das principais que devem ocorrer.
- Defina metas SMART. Toda meta é composta por quatro elementos, a saber: objetivo, valor, prazo e responsável. Além disso, elas precisam apresentar elementos que tornem a meta desafiadora. A classificação SMART traz esses elementos e o ajudam a se destacar na organização ao mesmo tempo que sua gestão é facilitada. São eles: Specific (Específica), Measurable (Mensurável), Achievable (Atingível), Relevant (relevante) e Time-Bound (medida no tempo).
- Planejamento Organizacional. Mapear o processo de desdobramento é um ótimo caminho para encontrar as oportunidades de melhoria. Meça o tempo entre as etapas e identifique o gargalo. Um processo como esse deve ser pensado com a mentalidade Lean e enxuga-lo ao máximo. Será que aos olhos do cliente, esse processo agrega valor? O processo do início ao fim não deveria ultrapassar dois meses.
- Crie um padrão. Não importa se a empresa possui muito ou pouco recurso. É possível estabelecer um padrão em todos os casos. O padrão pode ser um documento, um sistema ou uma planilha. No padrão é importante estabelecer os responsáveis por cada etapa, as ferramentas necessárias para efetivar o desdobramento e prazos. É fundamental estabelecer um processo em caso de não conformidade. As pessoas precisam saber o que fazer quando algo dá errado.
- Faça por etapas. Se existem barreiras e resistência tente minimizar o stress faseando a implantação. Inicie pelas áreas mais desorganizadas e com maiores oportunidades de ganho. Geralmente, elas são as áreas core da empresa.
- Use o Gerenciamento pelas Diretrizes: O gerenciamento pelas diretrizes nada mais é do que o passo-a-passo para se desdobrar as metas. Esse conjunto de práticas e técnicas estabelece o caminho exato para desdobrar as metas de forma eficiente. O livro Gerenciamento pelas Diretrizes, do Prof. Falconi é uma excelente fonte de conhecimento para se aprofundar no assunto.
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