Qual a diferença entre PROJETO e PDCA?

Muitas dúvidas pairam no ar em relação à diferença entre um projeto e um projeto de melhoria contínua.

Você sabe distingui-los?

O Project Management Institute (PMI), a mais respeitada instituição internacional que normatiza as melhores práticas em gerenciamento de projetos, por meio de sua publicação PMBOK, conceitua projeto como sendo um “esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo”. O gerenciamento de projetos pode ser dividido em 5 grupos de processos e 10 áreas do conhecimento.

Os grupos de processo são:

• Início
• Planejamento
• Execução
• Monitoramento e Controle
• Encerramento

Já as áreas de conhecimento são:

• Gerenciamento da Integração
• Gerenciamento de Escopo
• Gerenciamento de Custos
• Gerenciamento de Qualidade
• Gerenciamento das Aquisições
• Gerenciamento de Recursos Humanos
• Gerenciamento das Comunicações
• Gerenciamento de Risco
• Gerenciamento de Tempo
• Gerenciamento das Partes Interessadas

Já os projetos de melhoria contínua estão relacionados aos esforços diários para melhorar os processos, sejam eles quais forem. Esse esforço precisa ser intencional, impactante e duradouro. Se não, pode ser entendido como sorte ou como uma mudança natural do processo, seja por sazonalidade ou mesmo por fazer parte dos limites de especificação. Todo processo varia, entretanto, o que a melhoria contínua objetiva é reduzir a amplitude dessa variação, tornando os resultados mais previsíveis. Como se o acaso fosse o responsável por aquela melhoria. Ao contrário dos projetos, aqui o objetivo é superar os problemas continuamente obtendo resultados cada vez melhores ao longo dos anos. É um ciclo vicioso que segue uma trilogia definida por Edward Deming: Estabelecer, Alcançar e Manter. Ou seja, é necessário definir uma meta de melhoria, atuar no processo para alcança-la e por fim, mas não menos importante, manter os resultados atingidos. Eu diria que essa última etapa seja a mais difícil e complexa, uma vez que a autodisciplina e a resiliência organizacional são fatores determinantes para o sucesso da melhoria contínua. A melhoria contínua pode ser dividida em etapas, como se fosse um roteiro de filme. Entretanto, esse roteiro pode ser mais ou menos complexo, ter um número maior ou menor de etapas em função do grau de complexidade do objeto de estudo. Um dos roteiros mais conhecidos é o PDCA.

• Plan (Planejar)
• Do (Fazer)
• Check (Verificar)
• Agir (Act)

A etapa P, por sua vez é composta por quatro etapas:

• Indentificação do Problema
• Análise do Fenômeno
• Análise de Causas
• Elaboração do Plano de Ação

O ciclo PDCA é contínuo até que a meta estabelecida seja atingida e que o resultado seja satisfatório. As vezes um projeto de melhoria contínua bate a meta do projeto, mas ainda há espaço para melhoria quando o indicador é comparado com outras áreas dentro da empresa ou ainda quando comparado com a concorrência (no país ou no mundo). O que poucas pessoas sabem ou se esquecem é que o maior desafio da melhoria contínua não é bater a meta, mas sim, manter a melhoria conquistada. Para isso, é necessário associar outro ciclo chamado de SDCA. O SDCA tem a mesma lógica do PDCA, porém utiliza a letra S de standard que significa padrão em inglês. O SDCA é o que garantirá que os ganhos obtidos com a melhoria do processo sejam mantidos e perenizados. Isso é feito graças à padronização do processo melhorado. Importante ressaltar que o fato do processo estar padronizado, não significa dizer que não possa continuar melhorando. Contudo, uma vez estando padronizado, garante maior previsibilidade dos resultados já que todos operam da mesma forma.

A tabela abaixo reúne algumas características de cada método e o ajudará a definir quando usar cada roteiro:

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